La ISO 9001:2008 en un centro educativo (I)

Antes de meternos en faena con el proyecto hemos pensado que puede ser interesante explicar qué es un sistema de gestión de la calidad (SGC), qué es la ISO 9001:2008 y cómo se aplica todo esto a un centro educativo.

Ojo, esta entrada no pretende ser exhaustiva ni mucho menos, simplemente se trata de introducir estos conceptos para hacernos una idea de la motivación que nos llevó a realizar la aplicación.

Empezamos con una idea intuitiva. Todo el mundo entiende que detrás del trabajo que se realiza en un centro educativo existe mucho más que preparar e impartir clases o hacer pruebas al alumnado. ¿En qué consisten esos «trabajos» adicionales? Hay muchas tareas que no suelen verse: incorporar nuevos estudiantes, planificar qué se va a enseñar durante el curso, la atención a padres y madres, compras de material, las prácticas de empresa (en formación profesional), etc.

Dado que todas estas tareas son realizadas por muchas personas, es importante asegurarse de que cada una de ellas sabe qué tiene que hacer y, sobre todo, cómo debe hacerlo. Es más, para estar seguros de que se ofrece un servicio adecuado a la comunidad educativa será necesario establecer controles que nos permitan cerciorarnos de que todo lo que hay que hacer se hace en tiempo y forma. No podemos corregir ningún problema si no lo detectamos antes.

Pues bien, esto es lo que nos ofrece un sistema de gestión de la calidad (SGC para los amigos): divide las tareas que han de realizarse en un centro educativo en partes, detalla qué ha de hacerse en cada una de ellas y cómo podemos comprobar que, efectivamente, se han llevado a cabo. Si hay algún problema, se definen mecanismos para investigar las causas y solucionarlo.

Ahora toca el turno a la norma ISO 9001:2008. Según la Wikipedia, «especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, para certificación o con fines contractuales«.

En román paladino viene a significar que explica cómo implementar un SGC. Pero la gracia del asunto es que cuando un SGC sigue la norma ISO 9001:2008 existen organizaciones externas reconocidas que pueden certificar que nuestra implementación cumple con sus requisitos. Es decir, que garantizan a todo el mundo que no sólo tenemos claro qué es lo que tenemos que hacer sino que nos preocupamos de comprobar que lo estamos haciendo bien. Al resultado de obtener esa garantía se llama certificación, y suele plasmarse en un logo que seguramente hayas visto antes:

Hay un número limitado de entidades que puedan emitir certificaciones, proceso que además no es precisamente barato. Además, las certificaciones hay que renovarlas periódicamente para asegurar que se siguen manteniendo las condiciones.

Entonces, ¿para qué gastar dinero en una certificación? ¿Qué es lo que aporta? La certificación es una garantía de que no se trabaja sin criterio ni control. Por tanto, hay empresas y organismos que no tienen relaciones contractuales con otras empresas que no estén certificadas por la ISO 9001:2008.

En el caso de un centro educativo no es más que un indicador de que se preocupan por hacer las cosas bien, y que tienen mecanismos para detectar y rectificar cuando algo no funciona como estaba previsto. Cuidado, esto no quiere decir que en estos centros se aprenda más o mejor, pues eso depende de muchos factores que no son controlados por el SGC como la capacidad del profesorado y del alumnado o de los medios disponibles.

La normativa que afecta a la actividad de los centros educativos, a sus usuarios y a quienes trabajamos en ellos es variada y, a veces, compleja. Un SGC nos aporta unos procedimientos de trabajo diseñados de manera que garanticen que se cumple esa normativa, sin tener que andar indagando qué puedo o debo hacer en cada actividad que se realiza en el Centro. En definitiva, el objetivo es conseguir que se planifique todo lo que se va a hacer y que se haga todo lo que se dijo en su momento que se haría. Por otro lado, también debe ser suficientemente flexible para que cada centro pueda decidir cómo quiere organizar su gestión y su funcionamiento, permitiendo además obtener datos para evaluar la marcha del centro en todos los ámbitos de su actividad, con la referencia siempre de la satisfacción de los implicados en ella.

Por tanto, lo que nos aporta un SGC es que salten las alarmas en muchas situaciones no deseables: un profesor que no planifica sus clases, un grupo de estudiantes que no asiste a clase como norma, corrección de exámenes «a voleo», tutores que no responden, proveedores que no cumplen con sus obligaciones, etc. Si se detecta una desviación, el SGC habilita una serie de mecanismos para investigar el motivo y proponer una solución para corregir el problema y evitar que vuelva a ocurrir.

Lógicamente, para poder detectar estas situaciones se hace necesario contar con muchos controles. Cada vez que se hace algo importante, hay que dejar constancia de su realización, incluyendo quién, cuándo y cómo (si fuera relevante). Otras veces se realizan encuestas de satisfacción a los distintos miembros de la comunidad. Todo esto implica un esfuerzo y una carga para todos los miembros del centro educativo (lo que a veces levanta ampollas), pero es necesario para poder asegurar de que no existen desviaciones en el funcionamiento.

Además, si sumamos que todas las acciones importantes tienen que estar bien definidas, un SGC mueve una cantidad ingente de documentación e información que cambia continuamente. Es aquí donde entra ÁTICA: su misión es dotar a un centro educativo de una herramienta que permita gestionar toda esta vorágine de documentos y controles para facilitar la aplicación de un SGC a los miembros de la comunidad educativa.

En una próxima entrada explicaremos los conceptos básicos que se utilizan en la ISO 9001:2008, pues son claves para entender el modelo de datos y los escenarios de uso de la aplicación.

Espero que os haya sido útil. No dudéis en dejar comentarios si tenéis alguna pregunta o algo más que aportar.